Spezialauftrag Firmenumzug
Wird ein Firmenumzug nicht richtig geplant, kann sich das mit Umsatzverlusten bemerkbar machen. Denn einfach die Büroausstattung in Kartons verfrachten und ab dafür, funktioniert hier leider nicht. Selbst wenn der Umzug am Wochenende stattfindet, auch während der Umzugsvorbereitungen muss der Betrieb aufrecht erhalten werden. Straffe Organisation ist wichtig – einen groben Überblick können Sie sich hier verschaffen.
Tipp für die Planung: Der Umzugskalender ist ein kostenloser Onlinedienst, mit dem Sie alle Termine und Erledigungen rund um den Umzug koordinieren können. Eignet sich auch für den Firmenumzug: Mit den Zugangsdaten können Sie ggf. alle Mitarbeiter einloggen.
Grundlegende Überlegungen beim Firmenumzug
Eines ist klar: Ein Firmenumzug sollte nur von Profis durchgeführt werden. Da Preise und Leistungen stark variieren, empfiehlt es sich, rechtzeitig Angebote regionaler Umzugsunternehmen einzuholen. Wenn der Umzugstermin mehrere Wochen im Voraus geplant wird, können die Angebote in Ruhe verglichen werden.
Dann bleibt auch genügend Zeit, nicht nur Mitarbeiter und Geschäftspartner vom Firmenumzug zu informieren, sondern auch Versicherungen, Strom- und Gasversorger sowie den Internet- und Telefonanbieter. Zudem kann in aller Ruhe ein amtliches Halteverbot vor den alten und neuen Büroräumen beantragt werden – das kann viel Zeit und weite Wege sparen, gerade wenn das Bürogebäude in der Innenstadt liegt.
Wer übernimmt was beim Firmenumzug?
Auch wenn Ihr Betrieb einen großen Mitarbeiterstab beherbergt, muss durchdacht werden, ob auch alle Arbeiten des Umzugs intern geregelt werden können.
- Müssen möglicherweise Handwerker (insbesondere für die neuen Büroräume) engagiert werden, um z.B. neue Steckdosenleisten zu installieren oder Trennwände zu montieren?
- Wer übernimmt die EDV-Abbau und die Neuinstallation im neuen Büro? Bedenken Sie, dass die EDV-Abteilung das Herzstück Ihres Unternehmens ist – der EDV-Umzug sollte also schnell gehen.
- Professionelle Reinigungskräfte, die das alte Büro auf Vordermann bringen, müssen meist extern beschafft werden – vlt. benötigen Sie ja auch regelmäßig ein Putzteam im neuen Büro?
- Denken Sie daran, dass auch die Einrichtung der neuen Büroräume geplant werden muss. Hier gilt es zu klären: Wer besorgt die neue Einrichtung? Wer kümmert sich um die Aufteilung der Möbel und Einhaltung behördlicher Auflagen in den neuen Betriebsräumen?
- Werden Büromöbel aussortiert, muss rechtzeitig ein Termin für die Sperrmüllabfuhr vereinbart werden. Möglicherweise können die Sachen aber auch von Mitarbeitern beim örtlichen Wertstoffhof abgegeben werden.
- Einige Mitarbeiter sollten sich um die Beschriftung des Mobilars sowie um einen Stellplan in den neuen Räumen für die Spedition kümmern – das spart am Umzugstag Zeit und damit auch Geld. Ernennen Sie außerdem eine Notbesetzung, die während des Umzugs die Stellung hält und zumindest (Kunden-)Telefon und E-Mail-Eingänge überwacht und bearbeitet.
Es empfiehlt sich, die anstehenden Aufgaben klar zu verteilen und dabei Teams zu bilden – Teamwork ist, wie bei vielen Dingen, der Schlüssel zu einem schnellen Firmenumzug!